Multitasken bestaat niet, effectief leren plannen wel!

Wat is tijdmanagement nou eigenlijk precies?

Time Management is in essentie het vermogen om activiteiten in een dag te organiseren en te plannen die gebaseerd zijn op een hoeveelheid tijd. Het resultaat van goede tijdmanagement is een verhoogde effectiviteit en productiviteit. Belangrijk aspecten van management omvat vaardigheden zoals plannen, doelen stellen en prioriteiten stellen voor betere prestaties.

De tijdsverspiller is een planningskiller

Er zijn activiteiten die we achteraf als echte tijdverspillers zien, niet alleen in ons werkende leven maar ook in ons privé leven komt het veel voor. Daarom hebben we een manier nodig om onze tijd beter te beheren. Time Management stelt ons in staat om dit beter te regelen.  Want tijd is en blijft geld en vooral voor projectmanagers is het belangrijk om over tijdmanagementvaardigheden te beschikken en succesvol te zijn.

Een gebrek aan goede tijdmanagement kan op de lange termijn zelfs een negatief effect hebben op een project. En niet alleen op de werkvloer, ook thuis kan het zorgen voor verhoogde stress  en uiteindelijk zelfs leiden tot een burn-out.

Vergeet multi-tasken, want het bestaat niet

De sleutel tot goed tijdmanagement is niet om meer te werken, maar om efficiënter te werken. Dit betekent dat u uw tijd zo moet structureren dat u meer gedaan krijgt in minder tijd (zonder stress natuurlijk). Een van de meest gemaakte fouten waar we bijna allemaal intrappen is het multi-tasken. Even snel het mailtje van de ene collega beantwoorden of even het rapport van de andere klant bekijken. Het resultaat van deze manier van werken is dat de twee gecombineerde taken vaak een keer zo lang duurt. We leveren hierdoor eigenlijk alleen maar half werk.  De NPO maakte er onlangs een longread over. Het antwoord is hier uiteindelijk ook heel stellig over, multitasken bestaat niet, want we we in feite doen is switch tasken. Totaal niet productief en zelfs slecht voor de creativiteit.

Om er voor te zorgen dat je weer effectiever gaat werken, hieronder een paar goede tips om je op weg te helpen

Vermijd afleidingen
De wereld van vandaag biedt veel afleiding. E-mails, instant messages, grappige video’s, enzovoort. Het is belangrijk om deze afleiding tijdens het werken te elimineren, zodat je je kunt concentreren op de belangrijke taken. Zet je telefoon dus op stil, en open je privé mail alleen thuis. Je zult al zien dat alleen het afsluiten van de afleidingen al veel rust zal brengen in je werkomgeving. Doe thuis precies het tegenovergestelde. Neem geen werk mee naar huis. Houd beide dus gescheiden.
Takenlijst en prioriteiten

Planning is de sleutel tot projectmanagement. Een effectieve planningsmethode is het identificeren van alle taken die u moet uitvoeren om een ​​project te voltooien. Dit kan gedaan worden door een takenlijst of taaklijst te maken. De volgende stap is om prioriteit te geven aan deze taken. Niet alle taken zijn gelijk. Het krachtige van het opstellen van een lijst met prioriteiten is dat je aan het einde van de dag een een voldaan gevoel hebt. De belangrijkste taken zijn immers afgehandeld en de minder belangrijke taken kunnen met een gerust hart worden doorgeschoven.
Een planning maken? Gebruik de Gantt chart

Na alle planning en schatting, kunt u met alle taken en hun duur. Ik weet dat ik ze vaak noem, maar Gantt-diagrammen zijn echt een nietje van projectbeheer waarmee je activiteiten kunt plannen en resources kunt toewijzen.  Tevens is het opstellen van de diagram ook een goede manier om de planning visueel te maken.

Met bovenstaande tips heb je de eerste stappen in handen voor het effectieve werken. Ga er mee aan de slag en je zult zien dat je straks zelfs uren overhoud. En dat je veel meer voldoening uit je werk gaat halen.

Dit artikel is geplaatst door (Sjaak van Leers), gegevens zijn bekend bij en geverifieerd door de beheerder van deze website.
OFF

Categories: Management

Digikring


mei 2022
M D W D V Z Z
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031